Mitarbeiterbefragungen bei medizinischem Personal

Befragungen von Mitarbeitern

Mitarbeiter haben meist mehr Kontakt zu den Patienten oder Kunden als die Ärzte oder Firmenchefs selbst. Zu den Führungsaufgaben zählt ebenfalls, die Probleme, Wünsche und Ideen seiner Mitarbeiter zu kennen. Das medizinische Personal ist das wichtigste «Kapital» (Humankapital) jeder Klinik, Arztpraxis oder anderen Betriebes. Diese Tatsache findet leider nicht immer Beachtung. Unfreundliches Personal oder auch ein schlecht gelaunter Chef schrecken jeden Patienten oder Kunden ab. Ein Betrieb oder eine Praxis funktionieren nur, wenn alle Mitglieder des Teams motiviert sind. Damit die Führungsebene Probleme im Team erkennen kann, sollte sie regelmäßige Befragungen des Personals durchführen.
Außerdem ist die Mitarbeiterumfrage Voraussetzung für eine Zertifizierung im Rahmen des Qualitätsmanagements (QM) für Krankenhäuser und Arztpraxen. Wie geht so etwas vonstatten? Das Heidelberger Institut für Medizinmarketing hat bereits Mitarbeiterbefragungen für Krankenhäuser, Reha-Kliniken, Altenpflegeheime, Arztpraxen und andere medizinische Einrichtungen durchgeführt. Alle eingesetzten Instrumente wurden in Zusammenarbeit mit der Abteilung „Klinische Sozialmedizin des Universitätsklinikums Heidelberg" geschaffen, werden im Rahmen dieser Forschungsarbeit kontinuierlich weiterentwickelt und werden den höchsten statistischen Ansprüchen gerecht.

Durchführung

Eine Mitarbeiterbefragung sollte am besten kontinuierlich oder in regelmäßigen Intervallen erfolgen. Bei Mitarbeiterumfragen werden oft externe Dienstleister hinzugezogen, da diese den Mitarbeitern neutral gegenüberstehen und das Vertrauen in den Datenschutz gewährleisten können. Das Heidelberger Institut beginnt mit einem zeitlichen Vorlauf von 8-14 Tagen nach Auftragserteilung. Für die Planungsphase der ersten Befragung sind weitere 2-4 Wochen anzusetzen, während derer die Ziele der Umfrage definiert werden und die entsprechenden Fragen präzise an der Zielvorstellung formuliert, standardisiert und genau überprüft werden. Im Anschluss wird ein ansprechender und motivierender Fragebogen gestaltet. Der Befragungszeitraum wird normalerweise im Voraus festgelegt, eine variable Gestaltung ist jedoch ebenfalls möglich. Der Zeitraum hängt zum einen von der gewählten Befragungsart ab, z. B. per Fragebogenversand, Online-Befragung oder persönlichem Interview, und zum anderen von der Anzahl der zu befragenden Mitarbeiter. Im Durchschnitt dauert eine Mitarbeiterbefragung 3 Monate.

Parallel dazu wird bereits mit der Dateneingabe der bereits zurückgesandten Fragebögen begonnen: die ersten Ergebnisse können dann bereits 4 Wochen nach Abschluss der Datenerhebung präsentiert werden. Die Verarbeitung der Daten wird von qualifizierten Mitarbeitern durchgeführt, die die festgehaltenen Daten zunächst überprüfen und anschließend auswerten.

Zu beachten ist dabei, dass man nur dann eine aussagekräftige Befragung erhält, wenn Durchführung und Auswertung von qualifizierten Mitarbeitern professionell abgewickelt wird – wie es bei uns der Fall ist. Bei vielen anderen Befragungen fällt nämlich wiederholt auf, dass ihre Ergebnisse weder repräsentativ noch signifikant sind und deshalb oft zu fatalen Fehlentscheidungen verleiten.

Mögliche Fragen

Typische Fragen einer Mitarbeiterbefragung sind:

• Wie zufrieden sind Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz?
• Wie aktuell ist die technische Ausstattung am Arbeitsplatz?
• Sind ausreichend medizinische Geräte vorhanden?
• Wie ist das kollegiale Verhältnis zwischen den Mitarbeitern?
• Wie ist das Verhältnis zum Vorgesetzten?
• Wie bewerten Mitarbeiter die Aufstiegsmöglichkeiten in der Klinik?
• Werden ausreichend Fortbildungen angeboten?

Diese Fragen können natürlich beliebig erweitert werden und sollen an dieser Stelle nur als Anregung dienen. Es ist jedoch bei jeder Befragung ratsam, sich auf die wesentlichen Informationen zu konzentrieren; es gibt keine Studie, die alle Fragen auf einmal klären kann.

Workshops zur Mitarbeiterbefragung

Im Gegensatz zur Befragung von Patienten oder von Ärzten, kann eine Mitarbeiterbefragung auf internen Widerstand stoßen. Daher sollten alle Mitentscheider, wie Betriebsräte, etc., bereits im Vorfeld an der Planung beteiligt werden. Hier können auch die einzelnen Anforderungen und Wünsche erörtert werden. Idealerweise findet eine solche Diskussion im Rahmen eines Workshops statt. Die Ziele der Befragung können hierbei gemeinsam festgelegt werden.
Jeder Workshop wird von einem Mitarbeiter des Heidelberger Instituts moderiert und geleitet. Im Durchschnitt dauert eine solche Veranstaltung 4 Stunden. Idealerweise finden sich maximal 6-8 Vertreter der einzelnen Abteilungen zusammen. Bei einer höheren Teilnehmerzahl ist häufig keine Einigung mehr zu erzielen und die Vorstellungen gehen zu weit auseinander. In jedem Fall muss eine Mitarbeiterbefragung durch den Betriebsrat genehmigt werden. Die Vertreter des Betriebsrats sind zudem verpflichtet, an dem Workshop teilzunehmen.